店舗運営において、シフト管理は重要な業務の一つです。適切なシフト管理を行うことで、人件費の最適化や売上の向上が期待できます。しかし、実際には、シフト作成に時間がかかったり、スタッフの調整が難しかったりなどの課題が多々あります。本記事では、シフト管理の目的と基本手順、効率化するポイントを解説します。
シフト管理とは？
シフト管理とは、シフト制で働くスタッフの勤務時間帯や組み合わせなどを管理することです。接客業や医療業界、夜勤のある仕事など、複数の人が交代で勤務する職場で必要となります。
シフト管理は、スタッフの労務管理や人件費の適正化、顧客満足度の維持など店舗運営に大きな影響を与えます。そのため、スタッフを雇用する場合は、適切なシフト管理体制を構築し、労働時間を管理することが必要です。
シフト管理の目的
シフト管理の目的は、下記の3つです。
● 必要な人材を適切に配置するため
● 人件費を最適化するため
● 店舗の売上を上げるため
必要な人材を適切に配置するため
シフト管理の目的は、需要の高い時間帯に経験豊富なスタッフを配置するなど、最適な人員配置を行うことです。最適な人員配置ができれば、サービスの品質が高まり、顧客満足度の向上につながります。さらに、シフト管理を通じて労働負荷を分散させることで、一部のスタッフに過度な負担がかかることを防げるでしょう。
具体的には、経験の浅いスタッフと経験豊富なスタッフを組み合わせたり、残業時間が一部の人材に偏らないように調整したりすることで、モチベーション維持やメンタルヘルスの保護につながります。
このように、シフト管理は単に人員を割り当てるだけではなく、サービス品質の向上と労働環境の適正化の両面で、大きな意義をもっています。
人件費を最適化するため
適切なシフト管理を行うことで、人件費の最適化を実現できます。
例えば、ピークタイムには多くのスタッフを配置し、閑散時間帯には少人数にすることで、人件費の最適化が可能です。
このようなシフト管理を行うことで、必要な人材を確保しつつ、無駄な人件費の支出を抑えられます。人件費は、店舗運営において大きな経費の一つです。適切なシフト管理は、人件費を最適化し、コスト削減につなげられます。
店舗の売上を上げるため
店舗の売上を上げるためには、ピークタイムなどのシフト体制に気を付けなければいけません。具体的には、経験豊富なスタッフを売上の伸びが期待できる時間帯に配置することで、より多くの顧客の対応ができ、売上の増加につながります。顧客対応が迅速になれば、待ち時間が短縮され、より多くの対応ができます。また、顧客対応が丁寧であれば、リピーター客の増加や口コミによる新規顧客の獲得につながり、売上の増加が期待できるでしょう。
シフト管理でよくある課題
シフト管理は、店舗運営において必須の業務ですが、決して簡単なものではありません。
具体的には、下記のような課題があります。
● シフト作成に時間がかかる
● シフト調整が難しい
● スタッフ間で不満が生まれることがある
シフト作成に時間がかかる
シフト管理の課題の一つが、シフト作成に時間がかかることです。
手作業でシフト希望を収集し、スケジュールを組んでいると、膨大な時間と労力が必要となります。また、手作業によるシフト作成は、ミスが発生する可能性が高くなります。誤ったシフトが作成されてしまうと、当日になってスタッフの予定と一致しないなど、店舗運営に支障をきたすトラブルとなりかねません。
さらに、シフト作成に時間を取られれば、本来集中すべき他の業務に時間を使えず、残業時間の増加やビジネスの機会損失につながる可能性もあります。
シフト調整が難しい
シフト管理における課題の一つとして、調整の難しさがあります。
学生アルバイトが多い場合は、テスト期間やサークル活動などで希望する勤務時間や曜日が限られてしまうことが多く、シフト調整が難しくなるでしょう。また、人数は揃っていても、スキルや経験が偏ってしまうと、店舗運営が円滑にできない可能性も出てきます。例えば、新人スタッフだけでは、ピークタイムの対応が難しく、お客様を待たせてしまうかもしれません。
急なシフト変更や病欠などが発生した場合の対応も、シフト調整を複雑にする要因となります。やむを得ない事情とはいえ、急な変更に対応できるスタッフを探すことは、容易ではありません。
このように、スタッフの予定やスキル、急な変更への対応など、様々な要素を考慮しながらシフトを調整していく必要があります。
スタッフ間で不満が生まれることがある
シフト管理が適切に行われないと、スタッフ間で不満が生まれ、モチベーションの低下や離職につながる可能性があります。
具体的には、下記のような不満が生まれやすいです。
● 稼ぎたいのに、あまりシフトに入れない
● いつも忙しい曜日や時間帯ばかり入れられる
● 同じ時給なのに、自分だけ負担が大きいと感じる
このような不満がくすぶり続けると、人間関係が悪化し、職場全体の士気低下にもつながりかねません。最悪の場合、退職者が続出してしまう可能性があります。
シフト管理の基本手順
ここまでに紹介したシフト管理の目的と課題を踏まえて、シフト管理を実際に始めていきましょう。
シフト管理の基本手順は、下記の通りです。
1. 必要となる作業量を洗い出し・計画立てる
2. シフト希望日を集める
3. シフトを作成する
4. 状況に応じてシフトを調整する
1.必要となる作業量を洗い出し・計画立てる
シフト管理の基本は、まずは店舗で必要となる作業量を正確に把握することです。これを行うことで、いつ、どの程度の作業量が発生するかを把握できます。
具体的には、下記のようなステップが有効です。
必要な作業量を正確に把握することは、効果的なシフト管理の基礎となります。
2.シフト希望日を集める
必要な作業量の把握ができたら、スタッフに対してシフト希望日の提出を依頼します。
シフト希望日の提出には、具体的な提出期限を設けましょう。提出期限を設定しておくことで計画的なシフト作成が進められます。
シフト希望には、下記3つの項目を記載してもらいましょう。
これらの情報を集めることで、スタッフの個別の事情を把握でき、無理のないシフトが作成できます。
3.シフトを作成する
シフト作成時は、収集したスタッフのシフト希望や個別の要望を十分に考慮しながら、必要なスタッフ数に合わせて組み立てていきます。
需要の高い時間帯には、経験豊富なベテランスタッフを優先的に配置するなど、適切な人員配置を意識しましょう。顧客対応の質を維持しつつ、人件費の最適化が図れるように、状況に合わせた作成が必要です。また、スタッフのスキルや経験も考慮した配置も重要です。例えば、新人スタッフと経験豊富なスタッフを組み合わせてフォロー体制を構築するなどが考えられます。
シフト作成は、スタッフの事情を考慮しながら、状況に合わせて作成しましょう。
4.状況に応じてシフトを調整する
シフト管理は、一度の作成で終わりではありません。スタッフの予定変更や店舗の運営環境の変化などに応じて、適宜シフトの見直しと調整が必要です。
例えば、飲食店の場合、大人数の予約が急に入るなど、予期せぬ事態が発生することがあります。また、急用や病気による欠勤も考えられるでしょう。そのため、シフト管理者は不測の事態でも柔軟に対応できるよう、常に状況を注視し、必要に応じてシフトの見直しを行うことが求められます。
スタッフを募集した際の集まりやすさや、シフトをスムーズに決められるスタッフ体制を整えられるかは、物件の立地の良し悪しも関わります。より働きやすい店舗を見つけるなら「テナリード」がおすすめです。
効果的なシフト管理の方法
効果的なシフト管理の方法は、下記の2つです。
● エクセルを活用する
● シフト管理システムを活用する
エクセルを活用する
エクセルは、シフト管理に使いやすいツールの一つです。
エクセルを使えば、スケジュールの整理やスタッフの出勤時間と休暇の管理を効率的に行えます。
エクセルには、シフト管理用のフォーマットが予め用意されているため、ゼロから作成する必要がありません。フォーマットを活用することで、シフト管理に必要な項目を漏れなく記載でき、ミスを防ぐことにもつながります。
シフト管理システムを活用する
シフト管理システムは、シフト作成の手間を大幅に削減し、効率的なシフト管理を実現するツールです。このシステムを活用することで、スタッフのシフト希望や労働基準法などを考慮しながら、最適なシフトスケジュールを自動的に作成できます。そのため、シフト作成にかかる時間と労力を大幅に削減できるでしょう。
スタッフは、スマートフォンアプリなどからシフト希望を提出できるため、シフト管理者が手作業で希望を集める手間が省けます。
シフト管理を効率化するポイント
シフト管理を効率化するポイントは、下記の4つです。
● 余裕をもってシフト希望を提出してもらう
● スタッフとの信頼関係を構築する
● スタッフ同士の相性を把握しておく
● シフト管理の重要性を共有しておく
余裕をもってシフト希望を提出してもらう
シフト管理を効率化するためには、余裕をもってシフト希望を提出してもらいましょう。
提出期限が過度に短いと、スタッフは急いで希望を提出せざるを得ません。そうすると、ミスが発生しやすくなったり、十分に検討できずに不満が生まれたりする可能性があります。
余裕をもった提出期限を設けることで、スタッフはゆとりをもって自身のシフト希望を検討してから提出できます。これにより、確実な希望日を集めることができ、スタッフの満足度を高められるでしょう。また、シフト管理者にも余裕ができるため、スタッフの希望を丁寧に確認しながら調整できます。
スタッフとの信頼関係を構築する
スタッフと信頼関係を構築することは、シフト管理の効率化につながります。
シフト管理では、スタッフの能力や経験、家庭の事情など、様々な要素を考慮しなければいけません。スタッフとの信頼関係ができていれば、プライベートの事情などを詳細に把握しやすくなるため、個々に配慮したシフト作成ができます。また、信頼関係が構築されていれば、人手不足などの緊急時にも、快く応じてくれるでしょう。
スタッフ同士の相性を把握しておく
シフト管理の効率化には、スタッフ同士の相性も重要です。
適切なシフト管理を行うためには、スタッフそれぞれの能力や経験値を把握するだけでなく、お互いの人間関係や相性も考慮する必要があります。相性の良いスタッフ同士を組み合わせることで、職場の雰囲気が良好に保たれ、スムーズな業務遂行が期待できます。一方、相性の悪いスタッフ同士を無理に組み合わせると、職場内の人間関係が悪化し、業務効率の低下や離職につながるかもしれません。
そのため、シフト管理を行う際は、スタッフの業務スキルはもちろんのこと、コミュニケーション能力や協調性、さらには個性や価値観の相性なども考慮する必要があります。
シフト管理の重要性を共有しておく
シフト管理の効率化を実現するためには、シフト管理の重要性をスタッフ全員で共有することが大切です。シフト管理は店舗運営の基盤を成すものであり、スタッフ全員がその重要性を理解することで、店舗運営の安定化につながります。
具体的には、シフト作成のプロセスや調整の理由を具体的に説明することで、特定のスタッフに負担が偏らないよう配慮していることを理解してもらえます。これにより、職場の不満を減らし、全員が協力的な姿勢をもってくれるでしょう。また、シフト管理の重要性を共有しておけば、シフト調整が必要な場合でも、お互いに理解と協力の姿勢をもつことができ、店舗運営の安定化にもつながります。
シフト管理でよくある質問
ここでは、シフト管理でよくある質問を2つご紹介します。
店舗開業前に、シフト管理に関する疑問を解決しておきましょう。
シフト管理は誰がやるのがいい？
シフト管理は、各職場の責任者が担当することがベストです。責任者であれば、その職場の状況を熟知しており、いつ・どの程度の人員が必要なのかを適切に判断できます。
また、責任者であれば、スタッフの勤務可能時間や性格、人間関係なども熟知しているため、無理のないシフト作成が可能です。
シフト管理と勤怠管理の違いは？
勤怠管理は、スタッフの出勤状況や労働時間を記録・管理することです。過去の就業状況を管理し、労働時間の把握や給与計算などに活用できます。
一方、シフト管理は、スタッフの能力や希望を考慮して、業務の需要に応じた人員配置を行うことです。未来の就業予定を管理し、適切な人員配置を実現するために行われます。
つまり、勤怠管理は過去の実績を管理するのに対し、シフト管理は未来の予定を立てることが主な違いです。
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本記事では、店舗運営に必要なシフト管理の目的と基本手順、効率化するポイントを解説しました。適切なシフト管理を行うことで、必要な人材を適切に配置し、無駄な人件費を抑えられます。さらに、ピーク時間帯に経験豊富なスタッフを配置することで、顧客満足度の向上にもつながります。必要な作業量の把握と計画、スタッフの希望収集、シフトの作成と調整という基本的な手順を踏むことで、効果的なシフト管理が可能です。本記事を参考に、店舗開業後のシフト管理に活かしていきましょう。
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